Hoe zorg je ervoor dat je als jong bedrijf met een gezonde ambitie wel professionaliseert maar jezelf niet vastdraait in nodeloze protocollen? Het bedrijf in dit verhaal zag heil in projectmatig werken en zocht contact met Maartje Op de Coul vanwege haar expertise op dat vlak.
Maartje: ‘Deze opdrachtgever is een bedrijf dat ZZP’ers in de zorg koppelt aan zorgorganisaties. De twee oprichters zijn van huis uit verpleegkundigen en hebben een vliegende start gemaakt. Inmiddels zijn er diverse franchisenemers en is de dagelijkse leiding van het bedrijf in handen van een algemeen directeur.
Ze timmeren hard aan de weg en staan daardoor doorlopend in de ontwikkelstand: er komen nieuwe diensten bij en bestaande diensten worden uitgebreid. Er zijn dus volop nieuwe projecten, maar er is een duidelijk behoefte om het projectmanagement te professionaliseren.
Het betreft een platte en informele organisatie die waarde hecht aan eigenaarschap, verantwoordelijkheid en samenwerken. Ik heb deze eigenschappen dan ook terug laten komen bij de invulling van het projectmanagement.
Tijdens een startbijeenkomst hebben alle medewerkers kennisgemaakt met projectmanagement waarbij iedereen kon meedenken over hoe het er voor hun organisatie uit moest zien. Ik heb op basis daarvan compacte formats ontwikkeld om het projectmanagement te ondersteunen, en een bij de organisatiefilosofie passende projectorganisatie ontworpen. De projectleiders en opdrachtgevers heb ik vervolgens getraind en begeleid om hun rol goed in te kunnen vullen én er plezier aan te beleven.
Het klinkt allemaal heel logisch, maar het is nog een hele kunst om het projectmatig werken goed ingevoerd te krijgen in de voltallige organisatie. Het gaat echt stromen als de medewerkers bij een nieuwe ontwikkeling de verbinding kunnen zien tussen het probleem en de kans. Welk probleem lost een nieuw product op en welke kansen biedt het? Maar ook: welke problemen creëert het? Als ook de risico’s en de randvoorwaarden benoemd zijn, krijgt een organisatie een helder beeld van wat de nieuwe ontwikkeling gaat kosten en opleveren. Je moet weten wie het intern gaat doen en wie je er extern blij mee maakt. Het professionaliseert de organisatie als ze hun plannen doelgericht aanpakken, als ze minder ad hoc en meer doordacht te werk gaan.
Partijen die de ambitie hebben om te groeien en vernieuwen moeten altijd laveren tussen enerzijds vaart houden en anderzijds stilstaan bij wat ze aan het doen zijn. Onze bijdrage rust hen toe daar wat beter en bewuster een balans in aan te brengen.
Deze opdrachtgever is voor ons bureau overigens een beetje atypisch omdat het een bedrijf is en geen zorgorganisatie. Hun primaire proces is geen patiëntenzorg, al zijn ze door de inhoud van hun werk wel stevig betrokken bij de zorg en de zelfstandige zorgprofessional. Wel of geen winstoogmerk bleek voor mijn interventie niet veel uit te maken, we bedienen uiteindelijk dezelfde beroepsgroep. Het ging ons vooral om de vraag die er lag, en die was razend interessant.’
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Maartje Op de Coul.