Van fatale naar vitale vakgroepen

2 jun 2020

Een goed functionerende vakgroep is van levensbelang. Soms letterlijk: voor de kwaliteit van zorg, maar ook voor het welbevinden en werkplezier van de vakgroepleden, hun professionele ontwikkelings-mogelijkheden en uiteindelijk ook nog het inkomen.

Helaas functioneert naar schatting zo'n 10-20% van de vakgroepen onvoldoende. Met alle gevolgen van dien. Uit onze ervaringen met dit soort 'probleemvakgroepen' destilleren wij een zestal succesfactoren.
1.    Pak conflicten tijdig aan
2.    Investeer eerst in de relatie, dan in de inhoud
3.    Borg heldere structuur
4.    Zorg voor een goed Dagelijks Bestuur
5.    Ontwikkel competenties
6.    Kies de juiste mensen

1. Pak conflicten tijdig aan

Soms krijgen conflicten de kans om maandenlang of jarenlang door te woekeren. Als een veenbrand waarbij manifeste escalaties afgewisseld worden door perioden met ogenschijnlijke rust. De ervaring leert dat hoe langer conflicten voortwoekeren, hoe groter vaak de persoonlijke schade, beeldvorming, stereotypering en hoe lastiger het is om weer tot normale collegiale verhoudingen te komen. Het is dus van groot belang om conflicthaarden tijdig te signaleren en te interveniëren. Soms waaien zaken vanzelf over, maar meestal niet.

2. Eerst de relatie, dan de inhoud

In diverse publicaties, bijvoorbeeld over onderhandelen (Fisher, Ury and Patton) en over teambuilding (Lencioni) wordt het belang van een goede persoonlijke relatie met respect en vertrouwen benadrukt. Als men elkaar op persoonlijk vlak beter kent, begrijpt en respecteert is er meer bereidheid en zijn er ook meer aanknopingspunten om elkaar tegemoet te komen en elkaar te helpen. Daarmee vormt de relatie een belangrijk 'vangnet' wanneer er uitdagingen ontstaan door onderlinge verschillen in belangen, visie of opvattingen. Voorkomen moet worden dat wrijving op dit soort punten 'persoonlijk' wordt gemaakt en daarmee escaleert tot wat Glasl de 'neurotische fase' noemt: de fase van stereotypering, coalitievorming en gezichtsverlies. Investeren in goede persoonlijke relaties binnen de vakgroep is dus geen luxe maar een essentiële randvoorwaarde voor een goed functionerend team.

 

3. Borg heldere structuur

Natuurlijk draagt een heldere structuur bij aan een effectieve en efficiënte samenwerking. Hier willen wij vooral het belang bedrukken van een heldere structuur en procedures voor de duidelijkheid, voorspelbaarheid en daarmee vertrouwen en veiligheid binnen de vakgroep. Essentieel daarbij zijn zaken als heldere taken en verantwoordelijkheden, zorgvuldige en transparante besluitvorming, heldere mandaten, maar ook gedragsregels (hoe gaan wij met elkaar om) en het zorgvuldig omgaan met onderlinge kwesties. Zeker wanneer het lastig wordt is van belang dat structuur en procedures helder zijn en gerespecteerd worden.

 

4. Een goed dagelijks bestuur

In aansluiting op die heldere structuur en procedures is een goed functionerend dagelijks bestuur (DB) om meerdere redenen van belang. Ten eerste is daar expliciet het eigenaarschap van het vakgroepfunctioneren belegd. Natuurlijk ligt dat eigenaarschap in principe bij iedereen, maar het is goed als enkele vakgroepleden daar specifiek aandacht voor hebben, zaken tijdig signaleren en ook gelegitimeerd zijn om deze aan te pakken. Draagvlak van het DB is daarbij natuurlijk een belangrijke randvoorwaarde. De tweede toegevoegde waarde van het DB is het voeren van regie en het bewaken van heldere en zorgvuldige processen en procedures. Zoals aangegeven bij het vorige punt zijn deze van belang voor de veiligheid en voorspelbaarheid binnen de groep, zeker wanneer daar wrijving of conflicten spelen.  

 

5. Ontwikkel competenties

Goed samenwerken vraagt bepaalde houding, kennis en vaardigheden die niet altijd vanzelfsprekend bij iedereen aanwezig zijn. Naast persoonlijke competenties gaat het dan ook over collectieve teamcompetenties, met name gericht op het hanteren van lastige, of mogelijk conflicterende, situaties zoals feedback geven en ontvangen, het omgaan met belangenverschillen, het omgaan met karakterverschillen en conflicthantering. Dit zijn vaardigheden die te trainen zijn en zeker wanneer dat collectief, in vakgroepverband, gebeurt een enorme bijdrage kunnen leveren aan een prettig en constructief samenwerkingsklimaat binnen de vakgroep.

 

6. Kies de juiste mensen

De basis onder een goed functionerende vakgroep wordt gevormd door de goede (combinatie van) mensen. Een goede, zorgvuldige selectie is cruciaal om tot een goede samenstelling van het team te komen en daarmee aan de voorkant problemen te voorkomen. Dit betekent een weloverwogen en goed doordachte keuze van zowel de vakgroep als de kandidaat (!) waarbij naast professionele, vakinhoudelijke aspecten ook oog is voor persoonlijkheid en gedragsaspecten. Komen tot een goede match betekent dat er goed zicht moet zijn op de samenstelling van het huidige team, een duidelijk en eensluidend beeld van de gewenste aanvulling, en goed zicht op het profiel van de kandidaat. Er zijn vele instrumenten* op de markt om dit te ondersteunen. Zij helpen om gedrag laagdrempelig te expliciteren en bespreekbaar te maken en kunnen een valide beeld geven van de profielen van zowel de zittende maten als de kandidaat.

 

 *Wij werken bijvoorbeeld met de Persoonlijk ProfielAnalyse (PPA) en de The Trait Emotional Intelligence Questionnaire (TEIQue) van Thomas International, of de Lumina Spark Profielschets van Lumina Learning.