Twee medische vakgroepen van twee ziekenhuizen hadden een lange, moeizame samenwerkingsgeschiedenis. Op aandringen van hun ziekenhuisbesturen wilden beide vakgroepen hun samenwerking gaan intensiveren.
De verwachtingen over en weer waren echter verschillend: de vakgroep van het ene ziekenhuis streefde een soort van ‘huwelijk in gemeenschap van goederen na’ waarbij de collega’s van het andere ziekenhuis uitsluitend zouden gaan doorverwijzen naar de partner van het ene ziekenhuis. De andere vakgroep had een vrijere vorm van samenwerking voor ogen, want werkte ook nog met een derde ziekenhuis samen en wilde dat graag voortzetten. Er zat spanning op de lijn. Dit werd mede veroorzaakt doordat de ene vakgroep druk ging uitoefenen op de andere vakgroep om patiënten door te verwijzen, en wilden ze dat er ook AIO’s bleven komen. Wat ook niet hielp is dat er bij het andere ziekenhuis bedenkingen waren over de kwaliteit van zorg die door het ene ziekenhuis werd geleverd.
Collega Maartje Op de Coul werd benaderd om de samenwerkingsrelatie te helpen vlottrekken. Na twee sessies met vertegenwoordigers van beide vakgroepen ontstond een doorbraak met positief resultaat. De druk ging van de ketel, verhoudingen raakten ontspannen en partijen vonden elkaar in het maken van een samenwerkingskalender met concrete thema’s waaraan men de komende jaren gaat werken. Er ontstond een gezamenlijke flow; het wij/zij werd een wij. Een mooi resultaat na de jarenlange moeizame verhouding.
Welke elementen hebben hieraan bijgedragen? Maartje hierover:
Zoals het natuurlijk vaak gaat in ons werk begint het met het besluit door beide partijen om externe begeleiding in te schakelen en daarmee de onderkenning dat men een serieus vraagstuk heeft dat ook om een serieuze aanpak vraagt. Daarmee zetten partijen een belangrijke eerste stap op basis waarvan ik met hen aan de slag kan. Omdat er wantrouwen tussen partijen was ontstaan, was het cruciaal dat men mij als volstrekt onafhankelijk beschouwde. Dat begon met de belangrijke voorwaarde dat beide partijen gezamenlijk mijn opdrachtgever werden. Vervolgens was ik er sterk op gericht dat er volledige openheid was over de te gebruiken informatie. Het kan niet zo zijn, dat ik als externe begeleider meer informatie heb dan een van de twee partijen. En toch ging het daarbij nog bijna mis toen de andere vakgroep mij informeerde dat men een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met het derde ziekenhuis had gesloten. Ik heb erop aangedrongen dit in de bijeenkomst die we nog diezelfde avond hadden in te brengen. Dit gebeurde ook, maar desondanks ontstond er bij de andere partij wantrouwen ook naar mij omdat ik al op de hoogte was.
Wat heb je gedaan om het tij te keren?
Als procedure heb ik voorgesteld dat ik met beide partijen de ontstane situatie apart zou doorspreken. Daarbij legde ik hen ter voorbereiding drie vragen voor om te onderzoeken:
- Wat is het doel van deze samenwerking voor de patiëntenzorg?
- Kun je dit doel ook zonder de andere partij bereiken?
- Hoe groot is de druk van de RvB en andere vakgroepen om met deze samenwerking door te gaan?
Het onderzoeken van en nadenken over deze drie vragen was de sleutel tot de oplossing. In de eerste plaats bleek bij navraag bij de eigen raad van bestuur dat de veronderstelde druk van die zijde minder groot was dan verwacht. Ook het redeneren vanuit het patiëntenbelang hielp om wat meer op afstand te kunnen kijken. Het besef ontstond dat ook op andere manieren de doelen voor de patiëntenzorg behaald konden worden en dat gaf opluchting.
Nadat ik hierover met beide groepen apart had gesproken, bleek mij al snel dat de spanning afgenomen was en toen we de derde gezamenlijke sessie hadden, was ik blij verrast door het gemak en het enthousiasme waarin men met de samenwerkingskalender aan de slag ging. Ik stond erbij en ik keek ernaar.
Het open op tafel leggen van wat er echt speelde tijdens de tweede sessie en het verdwijnen van de veronderstelde externe druk maakte dat de derde sessie vanzelf liep en ik mijn tas kon sluiten op weg naar het volgende avontuur.
Voor meer informatie neem contact op met Maartje Op de Coul.