‘We kregen het voor elkaar om in drie dagen onze ggz-organisatie opnieuw te ontwerpen!’

‘Meer mensen weten meer’, met dat als uitgangspunt wilde een ggz-organisatie een strategie formuleren die verduidelijkte hoe de organisatie verder te ontwikkelen in het licht van de veranderingen in de ggz.

 

Een zorgvuldig geselecteerde groep van zestig professionals en managers van een ggz-organisatie is drie dagen de hei op gegaan. Aan het begin van de driedaagse vroegen we patiënten, huisartsen en samenwerkingspartners om de groep een spiegel voor te houden. Vervolgens gingen we in wisselende subgroepen aan de slag. De driedaagse was zorgvuldig voorbereid door een regiegroep. Vanuit drie verschillende invalshoeken dachten de deelnemers na over een optimaal ontwerp: het nieuwe behandelen, het nieuwe werken en de nieuwe logistiek. Binnen deze structuur werkten de deelnemers aan diverse opdrachten en werden ze uitgedaagd om met vernieuwende voorstellen te komen. Alles was daarbij bespreekbaar. De subgroepen rapporteerden plenair aan elkaar, waarna de regiegroep de inbreng waardeerde en conclusies trok. Zo droeg iedereen bij en was deelgenoot van een intensief programma dat na drie dagen een doortimmerd en ambitieus ontwerp voor het primair proces opleverde met zestig ambassadeurs die het voortouw namen bij de realisatie.

In een andere ggz-organisatie hebben we een variant op deze aanpak uitgevoerd, waarbij de drie dagen verdeeld waren over een periode van twee maanden. Dit had het voordeel dat er meer gelegenheid was voor de regiegroep om de resultaten van een dag uit te werken en drie weken later bij de volgende dag in te brengen. De dagen kregen hierdoor een meer iteratief karakter. In dit voorbeeld hadden we geen externe stakeholders uitgenodigd, maar kropen deelnemers via rollenspellen in de huid van de patiënt, de huisarts of de zorgverzekeraar. Dit bleek een krachtige aanpak waarbij mensen vanuit het perspectief van een buitenstaander naar de eigen organisatie keken en daardoor goed konden invoelen waaraan behoefte bestond.


Aan het einde van de dagen vatte een deelnemer de saamhorige en ambitieuze sfeer die was ontstaan goed samen met de opmerking naar de raad van bestuur: ‘We hebben nu met zijn allen een richting te pakken waar we in geloven, laten we die nu ook vasthouden’.