De raad van toezicht van een ziekenhuis vroeg ons om hun zelfevaluatie te begeleiden. Aansluiten op de zelfevaluatie wilden ze met de raad van bestuur de uitkomsten doornemen. Dat deden ze blijkbaar al jaren zo. Naar tevredenheid, volgens henzelf, maar op onze vraag of de bestuurders dat ook vonden antwoordde de voorzitter eerlijk: ‘Ik denk het wel, maar ik weet het niet zeker.’
Bij navraag bleken de bestuurders veel minder tevreden met de procedure. ‘De voorzitter vat dan samen wat er is gezegd, wij kunnen daar nog niet op reageren, de sfeer aan hun kant is ontspannen, wij kunnen daar niet gelijk bij aansluiten… Het is elk jaar weer een ongemakkelijk en onbevredigend proces.’
Wij stelden dan ook een andere werkwijze voor, gebaseerd op het principe dat het evalueren van het samenspel tussen raad van toezicht en raad van bestuur van even groot belang is, en dus net zoveel aandacht moet krijgen als de zelfevaluatie van de raad van toezicht. We hielden korte telefonische interviews met alle toezichthouders én de bestuurders. Op basis daarvan stelden we, in overleg met de voorzitter van de raad van toezicht, een agenda voor de zelfevaluatie voor. Een belangrijk onderdeel was het expliciteren van de toezichthoudende opgaven.
Het werd een goede zelfevaluatie: de verschillende opvattingen over de rolinvulling werden duidelijker aan de hand van de toezichthoudende opgaven. De beelden over de organisatieontwikkeling en het functioneren van de raad van bestuur werden uitgewisseld.
Twee maanden later vond de evaluatie plaats van het samenspel tussen beide raden. Toen werd ook explicieter benoemd waar de focus van de raad van bestuur ligt, de bestuurlijke opgaven. De toezichthoudende opgaven gaven de bestuurders houvast; ze begrepen de focus van de toezichthouders beter. In dit geval betrof het onder andere de relatie met de OR en de externe stakeholders. Ook de bestuurlijke continuïteit was een belangrijk aandachtspunt voor de raad van toezicht.
Beide raden hebben deze werkwijze en uitkomsten als waardevol voor de organisatie en voor hun samenspel ervaren.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Hanneke Beijer of Guus de Vries.